E-mail protocol

Een e-mailadres wordt aan de leerlingen in gebruik gegeven. Voordat het e-mailadres in gebruik wordt genomen door de leerlingen worden de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte gestelden krijgen de ouders informatie over over het TOF reglement internet en sociale media.

Websites en privacy

Op de website kunnen onder het kopje 'kidsplace', werkstukjes en foto's van leerlingen geplaatst worden. De ouders worden in de gelegenheid gesteld toestemming te weigeren voor publicatie van het werk en of foto van hun zoon of dochter.
Leerkrachten hebben toegang tot de toestemmingslijst, die door ouders is ingevuld. Deze lijst wordt telkens geraadpleegd als er werkjes en/of foto's geplaatst worden. Deze werkjes en/of foto's worden dan niet gepubliceerd. Bij de publicatie van materiaal van kinderen op het internet worden geen achternamen worden vermeld.

Wij gaan zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in de Privacyverklaring van TOF Onderwijs, te vinden op de website van TOF Onderwijs: www.tofonderwijs.nl

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen. In de privacyverklaring kunt u lezen waarvoor onze school persoonsgegevens registreert. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens.

De leerlinggegevens worden opgeslagen in verschillende applicaties. Deze applicaties zijn beveiligd en de toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat onze school onderdeel uitmaakt van TOF Onderwijs, worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens gedeeld in verband met de onderwijsopbrengsten, bekostiging en leerlingbegeleiding.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als de inlogt. Wij hebben met onze uitgevers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De uitgever mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de uitgever wordt voorkomen.

Ouders/verzorgers hebben het recht om de gegevens van en over hun (kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Wilt u gebruik maken van uw recht als ouder/verzorger dan neemt u hiervoor contact op met de directie.

Als school maken wij gebruik van het Beleidsdocument Privacy en bescherming van Persoonsgegevens - TOF Onderwijs. Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met leerlinggegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit Beleidsdocument is met instemming van de (G)MR vastgesteld. Naast dit document maakt TOF Onderwijs van de volgende documenten en protocollen gebruik om de privacy van persoonsgegevens te waarborgen:

• Protocol rechten van Betrokkene

• Protocol Datalek

• Verwerkingsregister

• Verwerkersovereenkomsten

• Voorhanden zijnde Informatie Beveiligingsdocumenten

Voor het gebruik van foto’s en filmopnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming wel of niet te geven, of om eerder gegeven toestemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s en filmopnames omgaan.
Jaarlijks stellen wij u in de gelegenheid gebruik te maken van uw instemmingsrecht, middels deze schoolgids en aan het begin van het schooljaar wordt u via de nieuwsbrief gevraagd of u uw toestemming wilt intrekken. Mocht het zo zijn dat we voor andere doeleinden gebruik willen maken van foto’s of filmmateriaal dan zullen wij u hiervan op de hoogte brengen en voor deze gebeurtenis specifiek toestemming. 

Afspraken bij het gebruik van internet en sociale media voor leerlingen , personeel en onderwijsondersteunend personeel van TOF Onderwijs, onafhankelijk van de plaats waar zij hun sociale media gebruiken:

1. We behandelen elkaar netjes en met respect, en laten iedereen in zijn waarde. Daarom pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, en beschadigen we elkaar niet. 

2. Iedereen is verantwoordelijk voor wat hij/zij zelf plaatst op sociale media, en kan daarop aangesproken worden. Ook het doorsturen (forwarden) en herplaatsen (retweeten) zijn handelingen waar je op aangesproken kunt worden.

3. Zorg dat je weet hoe de sociale media werken voordat je ze gebruikt, zorg dat de instellingen goed staan en hou school en privé strikt gescheiden. Alles wat wordt gecommuniceerd via internet en sociale media, blijft nog lang vindbaar. 

4. Bij privé­gebruik van internet en sociale media worden geen zaken over school geplaatst. 
We gaan goed en verstandig om met sociale media en we spreken elkaar daarop aan. Als dat niet lukt, dan vragen we daarvoor hulp aan onze ict­ minded leerkracht, leraar of directeur. 

5. Het meenemen van mobiele telefoon en daarmee vergelijkbare communicatieapparatuur op school is voor de leerling niet toegestaan. Een leraar kan in verband met het leerproces leerlingen toestemming geven ­om een mobiele telefoon mee te nemen en te gebruiken in de klas. 

6. We respecteren elkaars privacy: bij het gebruik van internet en sociale media worden er daarom geen informatie, foto’s of video’s verspreid over anderen, als zij daar geen toestemming voor hebben gegeven, of als zij daar negatieve gevolgen van kunnen ondervinden. Hou je wachtwoorden geheim! 

7. Internet en sociale media worden alleen gebruikt voor school gerelateerde doeleinden. Het is daarom niet toegestaan om op school: sites te bezoeken informatie te downloaden en te verspreiden die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend zijn; hacken en ongeoorloofd toegang te krijgen tot sites of programma’s; informatie, foto’s of video’s te delen die niet bedoeld zijn om verder te verspreiden; verzonnen berichten versturen of een fictieve naam gebruiken als afzender; iemand lastig vallen, te achtervolgen of onheus te bejegenen via social media {‘flamen’} .
Als iemand over de voorgaande punten informatie krijgt aangeboden, wordt dat gemeld aan de ict­ minded leerkracht, de leraar of de directeur. 

9. Als er gebruik wordt gemaakt van het netwerk van de school, dan mag dat de kwaliteit van het (draadloze) netwerk niet in gevaar brengen of schade aan personen of instellingen veroorzaken. 

10. Overmatig downloaden of overbelasten van het netwerk is verboden. 

11. Leerlingen en medewerkers van TOF Onderwijs worden niet met elkaar ‘vriend’ op sociale media, tenzij het gaat om een door de medewerkers gebruikt professioneel account (waar geen persoonlijke informatie over de medewerker is geplaatst). 

12. Als er geconstateerd wordt dat de afspraken niet worden nageleefd, wordt dit eerst met de betrokkene besproken. Bij een ernstige overtreding kan de directie van de ­school besluiten een maatregel op te leggen. Indien het een leerling betreft, wordt er altijd contact opgenomen met de ouders van de leerling. Daarnaast kan de directie contact opnemen met de politie indien er sprake is van een strafbaar feit.